Privacy statement WoonÆffect

WoonÆffect en haar gelieerde bedrijven verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met het vastgestelde privacystatement. WoonÆffect wil graag dat betrokkenen erop kunnen vertrouwen dat zorgvuldig en veilig met hun gegevens wordt omgegaan. In dit statement worden betrokkenen nader geïnformeerd.

Dit privacystatement is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door WoonÆffect in het kader van haar dienstverlening en op haar website www.woonaeffect.nl. WoonÆffect is gevestigd aan het adres Winthontlaan 6e te (3526 KV) Utrecht en aan haar gelieerde vennootschappen zoals onder andere WoonÆffect Fondsmanagement B.V., WoonÆffect Vastgoedmanagement B.V. en WoonÆffect Participaties B.V. (gezamenlijk te noemen: “WoonÆffect”).

  1. Voor wie geldt dit privacystatement?

WoonÆffect verwerkt persoonsgegevens van opdrachtgevers, adviseurs, kopers, huurders, onderaannemers, inleenkrachten, werknemers en websitegebruikers in overeenstemming met dit privacystatement. Hieronder heeft WoonÆffect op een rij gezet welke gegevens zij verwerkt, waarom WoonÆffect deze persoonsgegevens verwerkt, op basis van welke rechtmatige grondslagen de persoonsgegevens worden verwerkt en welke rechten betrokkenen hebben.  

2. Welke gegevens verwerkt WoonÆffect en waarom?

WoonÆffect verwerkt persoonsgegevens enkel voor zover dat noodzakelijk is voor het leveren van haar diensten. De persoonsgegevens worden zoveel mogelijk verzameld bij de betrokkene zelf. WoonÆffect werkt ook samen met makelaars. Indien nodig verstrekken WoonÆffect en makelaars persoonsgegevens aan elkaar. Als een betrokkene bijvoorbeeld zijn e-mailadres doorgeeft aan een makelaar, kan de makelaar dit e-mailadres doorgeven aan WoonÆffect.

WoonÆffect verwerkt persoonsgegevens van verschillende betrokkenen en voor verschillende doeleinden:

  1. Persoonsgegevens voor het aanbieden van automatische mailservices

Potentiële huurders en/of kopers en/of co-investeerders en/of beleggers en/of gemeenten en/of woningbouwcorporaties en/of andere gegadigden kunnen via de web- of projectsites van WoonÆffect hun naam en e-mailadres opgeven. Deze persoonsgegevensgegevens worden enkel gebruikt om betrokkenen op de hoogte te houden van het specifieke project of doel.

  • Persoonsgegevens voor het aanmaken en gebruiken van een account op Woonaeffect.nl (investeerdersportaal)

WoonÆffect maakt op verzoek van investeerders een account aan op Woonaeffect.nl. In dit account worden NAW-gegevens, een e-mailadres en een wachtwoord verwerkt. Met dit account kunnen investeerders de voortgang van de projecten van WoonÆffect bijhouden. WoonÆffect verwerkt in haar systemen niet meer gegevens dan noodzakelijk is voor het account.

  • Persoonsgegevens voor de totstandkoming van een overeenkomst

Als een geïnteresseerde overgaat tot de aankoop of aanhuur van een woning, al dan niet via een makelaar, dan wel overige (vastgoed- en/of fonds)management- of overige diensten, worden persoonsgegevens van geïnteresseerden gevraagd die nodig zijn voor deze transactie. Het gaat daarbij om gegevens die vereist zijn voor het opstellen van overeenkomsten. Verder worden de contactgegevens van kopers en/of huurders en/of andere klanten, verstrekt aan makelaars, notarissen en overige dienstverleners indien dit nodig is om te communiceren over de voortgang van de dienstverlening van WoonÆffect.

  • Persoonsgegevens voor het leveren van diensten en het uitvoeren van werkzaamheden

WoonÆffect voert voor verschillende bedrijven werkzaamheden uit. Om deze werkzaamheden te kunnen uitvoeren ontvangt WoonÆffect van deze partijen objectgegevens (adresgegevens), eventueel aangevuld met namen om contact op te kunnen nemen over de uit te voeren dienst. WoonÆffect verwerkt in haar systemen niet meer gegevens dan noodzakelijk voor het uitvoeren van de dienst. Na uitvoering van de dienst of afloop van een overeenkomst worden de gegevens slechts niet langer dan noodzakelijk gebruikt voor verantwoording/rapportage en analyses.

  • Wwft-check

WoonÆffect verwerkt persoonsgegevens van betrokkenen indien dat nodig is om te voldoen aan de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft). WoonÆffect verwerkt indien nodig een kopie van uw paspoort of identiteitsbewijs om uw identiteit vast te stellen en deze gegevens vast te leggen. WoonÆffect verwerkt uw BSN-nummer niet.  

  • Klantcontactgegevens

WoonÆffect verwerkt persoonsgegevens van zakelijke contactpersonen die zij zelf aanleveren, tenzij dit niet noodzakelijk is voor de dienstverlening. Deze persoonsgegevens worden gebruikt om contact op te kunnen nemen met deze contactpersonen.

  • Automatisch gegenereerde gegevens

WoonÆffect verzamelt naast bovenstaande persoonsgegevens ook persoonsgegevens die verband houden met bezoeken aan de websites (cookies) en het invullen van de contactformulieren. Deze informatie wordt gebruikt om gerichte informatie te kunnen bieden of diensten te leveren. In formulieren op de website van WoonÆffect vraagt WoonÆffect enkel persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de dienstverlening.

3. Rechtmatige grondslagen van de verwerking

De persoonsgegevens worden enkel verwerkt met het oog op de bovenstaande doelen en werkzaamheden. WoonÆffect verwerkt uw persoonsgegevens daarnaast enkel indien daarvoor een wettelijke grondslag is. De rechtmatige grondslag is gelegen in:

  1. de uitvoering van een overeenkomst, zoals een koop-, huurovereenkomst of vastgoedmanagement- of andere overeenkomsten, waarbij de betrokkene partij is;
  2. een wettelijke verplichting van de verantwoordelijke, zoals (maar niet beperkt tot) sociale wetgeving en de Wwft;
  3. het gerechtvaardigd belang van de verantwoordelijke is, zoals (maar niet beperkt tot) het bijhouden van onze zakelijke contactpersonen (geen huurders);
  4. een vitaal belang van de betrokkene;

dan wel – uitsluitend indien a), b), c) of d) niet van toepassing is:

  • de ondubbelzinnige toestemming die betrokkene heeft verleend, bijvoorbeeld voor het informeren over een project of het ontvangen van een nieuwsbrief. Deze toestemming kunt u op ieder moment, zonder dat wij daaraan nadere voorwaarden verbinden, intrekken.
  • Bewaartermijnen

De persoonsgegevens die WoonÆffect verwerkt worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is, of dan vereist is op grond van de wet. Na het verstrijken van de bewaartermijn worden uw persoonsgegevens door ons verwijderd. WoonÆffect hanteert de volgende criteria (naast de wettelijke verplichte bewaartermijnen) voor het bepalen van bewaartermijnen:

  • Als een betrokkene toestemming heeft gegeven voor het ontvangen van e-mails, worden uw persoonsgegevens bewaard totdat u uw toestemming intrekt. WoonÆffect bewaart daarna wel persoonsgegevens die nodig zijn om aan te tonen dat u toestemming hebt gegeven en ingetrokken.
  • Klantcontactgegevens worden bewaard voor onbepaalde tijd.
  • Functionele cookies worden verwerkt tot het einde van de browsersessie. Analytische cookies worden verwerkt voor de maximale bewaartermijn van de betreffende cookie. Deze bewaartermijn varieert van 24 uur tot 2 jaar.
  • Profilering

WoonÆffect gebruikt uw gegevens niet voor profilering. Onder profilering valt iedere van geautomatiseerde verwerking waarbij aan de hand van persoonsgegevens bepaalde persoonlijke aspecten van een natuurlijke persoon worden geëvalueerd. Er vindt dus geen geautomatiseerde besluitvorming plaats die enkel gebaseerd is op geautomatiseerde verwerking.

  • Beveiliging

WoonÆffect beperkt de toegang tot uw gegevens, heeft intern organisatorische en beveiligingsmaatregelen getroffen en slaat de gegevens op in een private Cloud in een gecertificeerd datacenter binnen de Europese Economische Ruimte (‘EER’), dat voldoende veiligheidswaarborgen biedt. In enkele gevallen kunnen persoonsgegevens in een door WoonÆffect goedgekeurde gedeelde Cloud omgeving worden opgeslagen. WoonÆffect maakt gebruik van fysieke toegangsbeveiliging, wachtwoorden en encryptie voor de opslag, en verzending van persoonsgegevens via communicatiekanalen.

  • Delen van persoonsgegevens

WoonÆffect deelt gegevens van betrokkenen niet meer derden, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst, er een wettelijke verplichting bestaat of een betrokkene hiervoor toestemming heeft gegeven. WoonÆffect deelt uw gegevens (indien nodig) bijvoorbeeld met makelaars, notarissen of andere dienstverleners om de voortgang van de dienstverlening van WoonÆffect te waarborgen.

WoonÆffect deelt uw gegevens niet met derden buiten de EER.

  •  Cookies

Functionele Cookies:

WoonÆffect plaatst cookies die nodig zijn voor het goed laten functioneren van WoonÆffect. Dat zijn bijvoorbeeld cookies die het mogelijk maken om in te loggen, zoekopdrachten op te slaan, load-balancing cookies, zodat het dataverkeer op de server kan worden verdeeld, en cookies die ongewenst verkeer op WoonÆffect kunnen blokkeren.

Analytische Cookies:

Voor het genereren van statistieken en het verkrijgen van inzicht over het gebruik van onze investeerdersportaal, maakt WoonÆffect gebruik van Analytische Cookies. Deze cookies meten gebruik in het investeerdersportaal op verschillende manieren.  

WoonÆffect maakt gebruik van Google Analytics. Google verwerkt de gegevens die middels Analytics worden verzameld overeenkomstig het algemene privacybeleid van Google, dat hier is na te lezen: http://www.google.com/privacy.html. WoonÆffect heeft Google Analytics ingesteld conform de door het College Bescherming Persoonsgegevens uitgegeven “Handleiding privacyvriendelijk instellen van Google Analytics” (versie augustus 2018).

  • Welke rechten hebben betrokkenen?

Iedere betrokkene heeft recht op informatie, inzage en correctie (verbetering, aanvulling, verwijdering en/of afscherming) alsmede het recht van verzet, zoals geformuleerd in de volgende artikelen van deze paragraaf. Betrokkenen kunnen hun rechten uitoefenen tijdens werktijden. Aan het uitoefenen van de rechten zijn voor betrokkenen geen kosten verbonden.

  • Recht op informatie: betrokkenen kunnen bij WoonÆffect terecht voor vragen over de doelen waarvoor en de manieren waarop persoonsgegevens van hem worden verwerkt, over de regels die daarvoor gelden, over de rechten die betrokkene ten aanzien daarvan heeft en hoe hij die kan uitoefenen. Daarbij wordt betrokkene ook geïnformeerd over de plaats waar de documenten, waarin bedoelde regels zijn opgenomen, kunnen worden ingezien dan wel opgevraagd
  • Inzagerecht: betrokkenen mogen kosteloos controleren of, en op welke manier, persoonsgegevens worden verwerkt.
  • Correctierecht: WoonÆffect zal persoonsgegevens op verzoek van betrokkenen corrigeren als deze bijvoorbeeld onjuist zijn.
  • Recht om vergeten te worden: betrokkenen kunnen WoonÆffect verzoeken om hun persoonsgegevens te verwijderen.
  • Dataportabiliteit: betrokkenen hebben het recht om WoonÆffect te vragen bepaalde persoonsgegevens aan de betrokkene over te dragen.
  • Recht van bezwaar: als betrokkenen het niet eens zijn met de verwerking van hun persoonsgegevens door WoonÆffect hebben zij het recht bezwaar te maken tegen deze verwerking, of te verzoeken om de verwerking van persoonsgegevens te beperken.
  1. Contact of verzoeken?

Alle betrokkenen kunnen bij WoonÆffect een verzoek indienen om gebruik te maken van zijn of haar rechten. Dit verzoek kan zowel schriftelijk als per e-mail ingediend worden. WoonÆffect mag dan aanvullende informatie opvragen de identiteit van de betrokkene zeker te stellen. WoonÆffect heeft vier weken de tijd, vanaf de ontvangst van het verzoek, om aan het verzoek te voldoen, of om de betrokkene te informeren dat zij niet aan het verzoek zal voldoen. We nemen alle vragen en verzoeken serieus.

Het staat u daarnaast altijd vrij een klacht in te dienen bij de toezichthouder. De toezichthouder op de privacywetgeving is de Autoriteit Persoonsgegevens. U vindt de contactgegevens van de Autoriteit Persoonsgegevens via de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

Verzoeken worden bij voorkeur ingediend via: info@woonaeffect.nl, maar kunnen ook per post worden verstuurd naar: WoonÆffect Fondsmanagement B.V., t.a.v. de directie, Winthontlaan 6e, 3526 KV te Utrecht.